Dokumentowanie systemu zarządzania, to proces trudny. Wiedzę na ten temat może zdobyć każdy. Nie opłaca się więc płacić tysięcy złotych firmom konsultingowym. Wystarczy zapoznać się z pewnymi wytycznymi, przestudiować parę przykładów i napisać dokumenty dla swojej firmy. Warto mimo wszystko poradzić się fachowców, gdy już dokumentację systemową skończymy.

Dokumentacja systemu zarządzania wymaga nadzoru. Nadzór nad dokumentami ISO 9001 nie jest łatwym procesem. Dzięki odpowiednim programom i/lub adekwatnemu sposobowi postępowania, można stworzyć dobrze działający system nadzoru nad dokumentami.

Podstawowym dokumentem w systemie zarządzania ISO 9001 jest polityka jakości. Jest ona składową strategii całej organizacji, tak więc powinna być z nią spójna. Polityka jest podstawą do stworzenia celów jakości.

Jednym z podstawowych składników dokumentacji systemu opartego o ISO 9001 są procedury. Wielu pełnomocników jakości ma problemy z tym jak stworzyć procedurę ISO 9001:2000. Tymczasem nie jest to wcale trudne. Trzeba stosować się do kilku reguł. Pisanie procedur staje się wtedy łatwe.

Dość szczególnym elementem dokumentacji ISO 9001 są zapisy. Zapisy jakości przedstawiają dowody działania systemu zarządzania i jego zgodności z normą. Szczególność zapisów polega na tym, że tworzy je pracownik, odnotowując wyniki swoich działań. Zapisy, tak jak wszystkie dokument w systemie opartym na ISO 9001, podlegają nadzorowi.