Po pierwsze powinniśmy się kierować funkcjonalnością urządzenia. Każde urządzenie posiadające wiele funkcji składa się z drukarki i skanera, które umożliwiają kopiowanie. Większość urządzeń posiada także funkcję faksu, a niektóre telefon.
Czym możemy się kierować wybierając urządzenie wielofunkcyjne. Na rynku istnieje tyle modeli tego typu urządzeń, że powinniśmy się dobrze namyślić przed kupnem, aby wybrać ten, który będzie spełniać nasze marzenia.
Kiedyś urządzenia wielofunkcyjne kojarzyły się raczej z wyposażeniem całego biura. Jednak dzięki rozkwitowi technologii i miniaturyzacji, możliwość posiadania w jednej obudowie skanera, urządzenia z możliwością drukowania, kopiarki, urządzenia z możliwością faksu daje dużo możliwości. Taka perspektywa skłania coraz więcej użytkowników do zakupuurządzenia posiadającego wiele funkcji.

Urządzenie z możliwością skanowania to bardzo użyteczne urządzenie. Dzięki niemu można przetworzyć do postaci elektronicznej drukowane obrazy lub dokumenty. Dzięki skanerowi możemy pisane dokumenty drukowane zastąpić tekstem elektronicznym dzięki wbudowanemu mechanizmowi rozpoznawania pisma (OCR).
Przy wyborze urządzenia wielofunkcyjnego wiele funkcji, zwracają uwagę na urządzenie z możliwością skanowania powinniśmy kierować się tym, aby urządzenie to funkcjonowało w odpowiedniej rozdzielczości zależnie od potrzeby zastosowania. Do skanowania i odczytywania tekstu mechanizmem OCR wystarczy urządzenie o rozdzielczości 300 dpi. Do skanowania obrazów w wysokiej jakości możemy mieć urządzenie z możliwością skanowania o rozdzielczości 600 dpi.

Dzięki wyposażeniu w drukarkę i urządzenie z możliwością skanowania, urządzenie posiadające wiele funkcji może pełnić funkcję także kopiarki. Fundamentalnym parametrem, na który należy zwrócić uwagę, jest prędkość powielania. Jest ona uzależniona od prędkości zeskanowania i wydrukowania kartki papieru w skali 1:1. Kopiarka jest czynna także wtedy, kiedy komputer jest wyłączona, która steruje tylko zaawansowanymi możliwościami urządzenia z możliwością drukowania oraz urządzenia z możliwością skanowania.
Część drukująca urządzenia posiadającego wiele funkcji mogła umożliwiać także drukowanie dwustronne. Do wyboru mamy drukarki z wbudowanym mechanizmem Duplex’u lub drukarki z programowym drukiem dwustronnym. Kolejnym ważnym atrybutem przy wyborze urządzenia z możliwością drukowania powinna być maksymalna rozdzielczość druku (im większa tym lepsza).

Urządzenie posiadające wiele funkcji posiada także funkcję faksu, który jest głównie domeną wielkich przedsiębiorstw, ale taką funkcjonalność docenią także użytkownicy domowi. Niektóre faksy pozwalają także na wysyłanie kolorowych zdjęć. Zaawansowane urządzenia wielofunkcyjne mają także telefon.
Kiedy kupujemy urządzenie posiadające wiele funkcji powinniśmy dopilnować, aby posiadało kartę sieciową lub kartę bezprzewodową Wi – Fi. Pozwala to na korzystanie z urządzenia wielu użytkownikom sieci firmowej, którzy będą podłączeni do jednego serwera lub będą korzystać z zalet bezprzewodowej sieci.